Organizzazione Aziendale

Inizio subito rispondendo alle domande che più frequentemente mi vengono fatte su consulenze di organizzazione aziendale e simili.

Tu fai consulenze sull’organizzazione aziendale? - Sì, ma con una mia interpretazione di cosa significhi organizzare un’azienda.
Se ho un problema da risolvere, mi aiuterai? - Nel primo incontro discutiamo del problema e poi decidiamo come proseguire.
Da quanto tempo ti occupi di organizzazione aziendale? - Iniziai a lavorare nelle aziende, occupandomi subito di analisi dei flussi operativi e comunicativi, nel 1985, a Milano e poi rapidamente in tutta l’Italia e spesso all’estero.
Quanto dura tipicamente un intervento di organizzazione? - In tanti settori e contesti, ho visto di tutto. Posso dirti che una decina di incontri servono sempre, qualche volta ne bastano cinque o sei, mi sono anche capitati casi di mesi e mesi di lavoro.
Se il problema è grave, puoi aiutarmi lo stesso? - In generale sì, però valuto sempre se rientra tra le mie esperienze e competenze, se così non fosse ti indico altri professionisti.

Le idee prima dei flussi e delle procedure

Negli anni mi sono accorto che l’azienda è l’estensione della mente di una persona, può essere chi l’ha fondata o chi la conduce oggi. Proprio per questo, a volte con il cambio generazionale o di management, le aziende poi cambiano a loro volta.

L’organizzazione di un reparto, dipartimento, azienda intera, nasce dal creare ordine nei pensieri di chi le dirige.

Può il titolare di un’impresa essere disordinato ed avere un'azienda organizzatissima? Sì, certo, quando l’affida ad un manager che a sua volta lo sia!.

Questa è la cosa di cui quasi sempre parlo alle persone che assisto con la mia consulenza imprenditoriale.

📌 Pillola: se vuoi mettere ordine tra i tuoi reparti, inizia da te. È più facile e garantisce risultati migliori e più durevoli..

Le aziende sono fatte di persone

Le aziende sono costituite da persone, non da robot. Sono le persone a dover essere organizzate, solo dopo, quello che fanno.

I pochi insuccessi che ho visto in ambito organizzativo, sono quelli avviati senza tener presente che si parlava di persone.

📌 Pillola: uno dei problemi maggiori è il carico cognitivo, ti consiglio di leggere la pagina gestione dello stress. Nella pagina delle letture vi sono altri articoli che potrebbero collegarsi a questi aspetti.

L’analisi prima della prognosi

Francesco, mi aiuta a riorganizzare l'IT? - mi chiese Paolo, a fine anni '90, tra un cambio lira/euro e un millennium bug. Risposi di sì, ma iniziai con un mese e più di analisi.

Bisogna capire cosa succede e perché, prima di fissare nuove specifiche e cambiare. Troppo spesso, cose sbagliate hanno in realtà un senso, quindi prima di modificarle occorre valutarne gli effetti collaterali.

Questa è una delle motivazioni per cui spesso vado presso le sedi dei clienti, l'analisi va fatta sul posto, impossibile farla online o in remoto. Due o tre giorni sono quasi sempre necessari, a volte poi delego a persone interne che continuano.

Da Montagnana, a distanza, invece, seguo altri aspetti del progetto.

Avviamento del progetto

Come partiamo? Ogni caso è a sé, però alcune cose sono generali e si applicano quasi sempre.

Una riunione dell'alta direzione per condividere obiettivi e strategie.

Una seconda riunione, a livello di capi reparti, per illustrare il progetto e coinvolgerli.

📌 Pillola che mi insegnò negli anni '80 un mio vecchio capo: "un buon capo è quello che ha compreso quanto gli siano indispensabili i suoi capi reparto".

Un manuale organizzativo

Un manuale organizzativo ha millecinquecentoquarantasei vantaggi e un solo svantaggio: il costo.

Per me è fondamentale, non c'è organizzazione senza manuale. Procedure, istruzioni, nodi e backup.

A proposito del backup, ricordo che in Citibank mi insegnarono che non si andava a pranzo tra colleghi dello stesso ufficio, per far sì che l'ufficio fosse sempre presidiato. Il loro Credit Policy Manual, in quegli anni, non solo indicava chi dovesse firmare ogni atto, ma anche chi lo dovesse fare in caso di assenza del primo. Questa è organizzazione. Posso raccontare senza problemi di riservatezza, perché sono passati vari decenni da allora e tutto sarà stato più volte cambiato.

Un poster con flussi organizzativi, disegnato da Francesco de Francesco come spesso si vedono affissi negli uffici organizzati.

Flussi e procedure

Finalmente, si affrontano i flussi operativi e comunicativi, così come le procedure, le istruzioni, ecc.

Si intervistano le persone, si tenta di capire perché le cose si stiano facendo in un certo modo, quali siano i problemi nascosti, quali le esigenze.

Occorre verificare che tutti gli aspetti siano chiari, prima di prendere decisioni in merito alle modifiche.

📌 Consiglio Fradèfra Insight: se l'azienda è piccola, queste fasi non vanno comunque saltate, al limite si riducono temporalmente. Non dare mai per scontato che non vi sia complessità.

Responsabilità e mansioni

Chi è il capo di chi? Quante volte, chiedendo ad una persona, mi sentivo rispondere "per questa cosa il capo è X, per quest'altra è Y...". A me stesso capitò di lavorare in un'azienda con due capi. Era impossibile andare avanti.

Quindi, un organigramma chiaro, con indicazione delle responsabilità di ogni nodo, un mansionario, ecc.

Il tutto nel manuale, come punto di riferimento ufficiale. Peraltro un buon manuale consente di ridurre i tempi di formazione del nuovo personale e lo inserisce molto meglio nei contesti aziendali.

Il poster con gli schemi delle pulizie, aspetto mai trascurato nelle aziende veramente organizzate.

Criteri di controllo e misurazione

Credere che l'organizzazione si mantenga da sé è spesso il motivo per cui si sgretola poco tempo dopo essere stata creata.

Un'organizzazione va controllata giorno per giorno. Persino per le pulizie, un'azienda organizzata usa checklist di esecuzione e controllo.

Servono criteri e parametri, che consentano a chi ne ha la responsabilità, di intercettare inefficienze ed errori.

Pannelli di verifica

Spesso i parametri da controllare quotidianamente sono pochi, sono quelli strategici, ma è importante averli sottocchio facilmente.

Nel caso siano risultato di aggregazioni e calcoli su progressivi, a maggior ragione diventa importante che il tutto sia informatizzato.

📌 Un buon pannello è la salvaguardia dell'organizzazione e quando ero io il direttore, badavo molto ad una sua buona progettazione, alla manutenzione ed all'adattamento alle mie nuove necessità.

Evoluzione organizzativa

Le persone vanno avanti, tutto cambia, muta, cresce, si evolve.

L'organizzazione non deve restare un atto scolpito nella pietra, deve evolvere con le persone ed i mercati. Continuamente lo dico alle persone a cui do la mia consulenza manageriale.

"Quando l'evoluzione si ferma, l'organizzazione diventa una gabbia". La citazione è di Francesco de Francesco, che sarei io, ogni tanto m'invento qualcosa!.